بخش حسابداری و مالی هر اداره و سازمانی نقش حیاتی در مدیریت مالی و اعتباری آن سازمان را ایفا می‌کند.
اهمیت بخش حسابداری به قدری است که این قسمت اداری نزدیکترین بخش به مدیریت هر شرکت می‌باشند و مدیریت به طور مستقیم روی کار حسابداری نظارت دارد.
حتی در برخی از شرکت‌های کوچک کار حسابداری را شخص مدیر انجام می‌دهد.
اسناد و مدارکی که در واحد حسابداری ادارات نگهداری می‌شود از اهمیت فوق العاده زیادی برخوردار هستند که برای امنیت آن سازمان بسیار حائز اهمیت می‌باشند.
اسناد حسابداری روزانه توسط حسابدار مورد استفاده و بررسی قرار می‌گیرند. تنوع اسناد حسابداری بسیار زیاد است و حسابداران با اسناد مالی یکی سازمان سر و کار دارند که این اسناد به لحاظ امنیتی ارزش بالایی دارند. اسناد مهم مالیاتی، قراردادها، دسته چک‌ها و … از اسنادی هستند که باید در جای امن و قابل اطمینانی نگهداری و حراست شوند. انواع گاوصندوق مناسب حسابداری یکی از اساسی‌ترین ملزومات برای هر سازمان و اداره‌ای به شمار می‌رود.
گاوصندوق حسابداری باید بتواند نیازهای یک سازمان را برآورده کند و مناسب بخش مهم و حیاتی حسابداری و مالی باشد.
اما این گاوصندوق‌ها برای این که مناسب نگهداری از چنین اسناد مهم و حیاتی باشند، باید چه خصوصیات و ویژگی‌هایی داشته باشند. در این نوشته سعی داریم تا با خصوصیات و ویژگی‌های کاربردی گاوصندوق‌های مناسب واحد حسابداری ادارات آشنا شویم.
مشخصات گاوصندوق مناسب حسابداری
داشتن ویژگی‌هایی مانند نسوز بودن و یا ضد سرقت بودن برای هر گاوصندوقی لازم و ضروری است. اما گاوصندوق‌های مناسب برای قسمت حسابداری ادارات باید امکانات ویژه‌ای داشته باشد.
داشتن فضای مفید و کاربردی، قابلیت باز و بسته شدن سریع درب گاوصندوق، امکان استفاده همزمان دو کاربر از گاوصندوق و … از ویژگی‌هایی است که گاوصندوق‌های مناسب حسابداری باید از آن برخوردار باشند.
دقت کنید که برای خرید گاوصندوق تنها یک بار هزینه خواهید کرد اما تا مدت‌ها می‌توانید از مزایای آن بهره ببرید. بنابراین در انتخاب گاوصندوق استاندارد کوتاهی نکنید و گاوصندوقی را انتخاب کنید که مطابق با نیازهای شما در بخش حسابداری باشد.
1. قابلیت باز و بسته شدن سریع قفل و تغییر رمز
محیط‌های اداری اغلب محیط‌هایی هستند که رفت و آمد زیادی در آن انجام می‌شود، بخصوص بخش حسابداری ادارات یکی از بخش‌های پر رفت و آمد هر سازمانی می‌باشد.
امکان لو رفتن رمز گاوصندوق در این مکان‌های پر رفت و آمد بسیار محتمل می‌باشد.
بنابراین تغییر رمز گاوصندوق باید به آسانی برای کاربران آن فراهم باشد. تغییر رمزهای مکانیکی و چرخشی بسیار سخت و دشوار است و این رمزها به هیچ وجه مناسب استفاده در واحد مالی و یا حسابداری سازمان نمی‌باشد.
باز و بسته شدن درب گاوصندوق در واحد حسابداری باید به سرعت و راحتی انجام شود. استفاده از رمزهای پیچیده و ترکیبی اصلاً مناسب استفاده واحدهای مالی نیستند.
2. قابلیت دسترسی دو کاربر
یکی دیگر از ویژگی‌هایی که گاوصندوق‌های بخش حسابداری باید آن را داشته باشند این است که قابلیت استفاده و دسترسی دو کاربر به شکل مجزا را داشته باشند.
محتویات مهمی داخل گاوصندوق حسابداری نگهداری می‌شود که از جمله چک، وجه نقد و اسناد می‌باشد به این اسناد باید مدیرعامل و مدیر مالی دسترسی داشته باشند.
به همین دلیل گاوصندوق‌های حسابداری باید قابلیت دسترسی دو کاربر به گاوصندوق را داشته باشند.
3. استفاده از رمزهای دیجیتال
بهترین رمز برای گاوصندوق‌های واحد حسابداری ادارات، گاوصندوق‌های با رمز دیجیتال هستند. این گاوصندوق‌ها عملکرد سریعی دارند و به راحتی می‌توان رمز این قفل‌ها را تعویض نمود.
علاوه بر این گاوصندوق‌های دیجیتال اغلب قابلیت تعریف دو کاربر را دارند.
4. فضای مناسب
قسمت حسابداری ادارات دارای اسناد و مدارک متعددی می‌باشند.
دسته‌بندی و طبقه‌بندی این اسناد برای حسابداری بسیار مهم است. فضای داخلی گاوصندوق‌های حسابداری باید دارای کشو و فضاهای مجزا برای نگهداری از دسته چک و وجه نقد باشد.
البته فضای داخلی گاوصندوق باید امکان قرار دادن زونکن‌های حسابداری را نیز داشته باشد. بعضی از گاوصندوق‌ها حتی قسمت‌های جداگانه برای قرار دادن جای کارت و کلید دارند که فضای مناسب‌تری را برای کاربر به وجود می‌آورد.
5. استفاده از قفل‌های تاخیر زمان
استفاده از قفل‌های تاخیری برای محیط‌های اداری که امکان سواستفاده افراد سودجو از اسناد و مدارک می‌باشد، بسیار کاربردی و مفید است. سیستم تاخیر قفل سیستمی است که امکان باز کردن گاوصندوق را در زمان مشخص حتی در صورت درست وارد کردن رمز، غیر فعال می‌کند. به عبارت دیگر در زمان‌های از پیش تعیین شده به هیچ وجه امکان بازگشایی درب گاوصندوق وجود نخواهد داشت. تنها مالک گاوصندوق می‌تواند این سیستم را در صورت نیاز غیر فعال نماید.
قابلیت نسوز بودن
میزان مقاومت گاوصندوق در برابر حرارت و دما به اقلامی که در گاوصندوق نگهداری می‌شود و محیط قرار گیری گاوصندوق وابسته است.
این میزان برای محیط‌های مختلف با محتویات مختلف گاوصندوق متفاوت می‌باشد.
بعضی از گاوصندوق‌ها تا مدت 180 دقیقه در دمای حدود 1000 درجه می‌توانند مقاومت داشته باشند که بهترین گزینه برای گاوصندوق‌های حسابداری به شمار می‌روند.
اگر قصد دارید داخل گاوصندوق حسابداری اقلام دیجیتالی مانند لب تاب، هارد اکسترنال، کارت حافظه و … را نگهداری کنید باید از گاوصندوق‌های نسوز با درجه مقاومت ul 125 استفاده کنید. این گاوصندوق‌ها در برابر تغییرات دما و رطوبت مقاوم و حساس هستند و استاندار نسوز آن مناسب نگهداری از چنین اقلامی می‌باشد.
قیمت گاوصندوق مناسب حسابداری به چه عواملی بستگی دارد؟
قیمت هر گاوصندوقی به عوامل زیادی وابسته است. عواملی مانند سایز و ابعاد، ضریب امنیت گاوصندوق، میزان نسوز بودن، نوع سیستم رمزنگاری و … روی قیمت گاوصندوق تاثیر مستقیم دارد. ارتفاع گاوصندوق حسابداری بهتر است حدوداً 60 سانتی‌متر باشد و فضای داخلی آن نیز مناسب حسابداری طراحی شده باشد.
پاسخ دهید
میخواهید به بحث بپیوندید؟مشارکت رایگان.